A gestão de contratos representa um dos processos chave para o sucesso de qualquer empresa. Especialmente no setor jurídico, administrar com eficiência todo o ciclo de um contrato é uma prática que assegura o cumprimento de prazos, cláusulas e obrigações nas relações com fornecedores, empresas e clientes, reduzindo riscos jurídicos e financeiros.
No entanto, gerenciar contratos na advocacia não se trata apenas de monitorar prazos e arquivar documentos. Esse é um processo que envolve a revisão cuidadosa de cláusulas, acompanhamento de renegociações, assim como a garantia de cada etapa evolua em conformidade com a legislação vigente.
Sem um sistema de gestão de contratos eficiente, vários problemas podem surgir. Desde perda de informações relevantes, até litígios pelo descumprimento de cláusulas contratuais, sanções legais e até danos à reputação do escritório de advocacia.
Portanto, contar com ferramentas e boas estratégias para evitar erros e garantir uma boa gestão de contratos é essencial para superar os desafios que esse processo envolve e transforma-lo em um diferencial competitivo para o seu negócio.
Veja a seguir as vantagens de adotar uma gestão de contratos eficiente e como implementar esse processo no seu escritório e revolucionar sua prática jurídica com segurança!
O que é gestão de contratos?
A gestão de contratos na advocacia consiste em um conjunto de práticas e processos adotados para acompanhar com eficiência todas as etapas que envolvem o ciclo de vida de um contrato. Isso inclui desde a criação do documento, com a padronização dos termos e condições do acordo, até as etapas de execução e encerramento da vigência do contrato.
O objetivo principal com esse procedimento é garantir que todos os direitos e obrigações previstos em contrato sejam cumpridos à risca, evitando potenciais riscos financeiros e jurídicos para as partes envolvidas.
Para que serve a gestão de contratos na advocacia
Na advocacia, saber gerenciar contratos acaba assumindo um papel estratégico, sendo fundamental não só na análise meticulosa de detalhes legais em acordos contratuais, como na personalização de documentos, a fim de atender as necessidades de cada cliente.
Esse é um processo que também serve para garantir que todos os contratos vigentes estejam alinhados às mudanças legislativas que possam de algum modo impactar tanto a validade, quanto a execução legal desses documentos.
Em outras palavras, a gestão de contratos serve, basicamente, para organizar e centralizar dados importantes, otimizando o acesso e monitoramento dos contratos em vigor, tornando-se indispensável para evitar perdas de prazos críticos, renovações ou vencimentos que podem resultar em penalidades legais e prejuízos ao escritório ou seus clientes.
Vantagens da gestão de contratos
Além de garantir maior organização interna, promover uma gestão de contratos eficiente na advocacia também confere vários outros benefícios, como:
Agilidade
A gestão de contratos é uma aliada valiosa para escritórios de advocacia. Quando feita corretamente, ela traz mais agilidade à rotina jurídica, garantindo processos bem estruturados e ferramentas que ajudam a otimizar etapas no ciclo de vida dos contratos.
Com o auxílio de plataformas digitais de gestão, é possível concentrar todas as fases do contrato em um só lugar. Isso torna o acesso às informações mais rápido e dinâmico, dispensando a necessidade de longas buscas em arquivos físicos.
Além disso, a automação de dashboards e o envio de alertas sobre prazos permite ao advogado acompanhar as etapas do ciclo contratual em tempo real, de forma simples e ágil, evitando erros ou atrasos que possam prejudicar seus clientes e a imagem do seu negócio.
Maior eficiência operacional
Com uma gestão de contratos eficiente, o escritório de advocacia também garante processos mais organizados, assim como a padronização dos contratos.
Isso não só reduz erros, como otimiza a personalização de documentos, garantindo mais qualidade no serviço prestado, assim como economia de tempo, recursos e ganhos expressivos em termos de eficiência operacional e conformidade jurídica.
Diminuição dos custos
A gestão de contratos é uma ferramenta estratégica que pode auxiliar escritórios de advocacia a reduzir custos operacionais.
Isso porque, a adoção de tecnologias e estratégias para gerenciamento contratual permite automatizar e centralizar processos, além de um acompanhamento preciso de cada etapa do ciclo de vida contratual.
Consequentemente, isso ajuda a diminuir o índice de retrabalhos, evitando desperdícios de tempo e recursos, bem como a mitigar potenciais erros e riscos envolvendo um contrato, se refletindo em menos danos financeiros futuros.
Segurança dos dados
Garantir um tratamento seguro para as informações sensíveis de clientes e do escritório é fator chave para manutenção da credibilidade e reputação na advocacia.
Desse modo, implementar uma gestão de contratos eficiente também oferece como vantagem uma maior segurança das informações na rotina jurídica. Afinal, além de manter um registro atualizado acerca da execução e possíveis mudanças em contrato, com a gestão de contratos, é possível limitar o acesso às informações a somente pessoas autorizadas.
Assim, todas as informações de caráter sigiloso serão devidamente preservadas, elevando a segurança jurídica dos dados, assim como de todas as etapas que envolvem um contrato.
Melhoria nos relacionamentos
Uma gestão proativa de contratos permite ao advogado manter a organização e o cumprimento de seus processos e prazos, assim como uma comunicação mais clara e transparente com clientes, fornecedores e parceiros.
Como resultado isso não só demonstra o profissionalismo em suas operações, como fortalece a confiança em suas relações, estabelecendo melhorias nos relacionamentos firmados, levando a uma maior percepção de valor e satisfação com o serviço prestado.
Como fazer a gestão dos contratos na advocacia?
Estabelecer uma gestão de contratos eficiente na advocacia ajuda a otimizar processos internos, bem como fortalece a segurança e confiança nos vínculos firmados, auxiliando na construção de relacionamentos sólidos e duradouros.
Contudo, esse é um procedimento que exige não só organização, como a adoção de estratégias e ferramentas para garantir mais qualidade, eficiência e segurança em todas as etapas do ciclo contratual.
Abaixo, listamos algumas dicas fundamentais sobre como implementar uma gestão de contratos eficaz no meio jurídico.
Centralize as informações
O setor jurídico é uma área que abrange diferentes vínculos contratuais, envolvendo clausulas e prazos distintos.
Desse modo, para um acompanhamento eficaz dos contratos, é essencial que todos esses documentos sejam organizações e armazenados com segurança em um sistema digital para facilita o acesso às informações e evitar extravios.
Além disso, é igualmente importante que todas as interações, seja envolvendo novas requisições contratuais, ou etapas de contratos em andamento, sejam armazenadas em um só lugar. Assim, é possível evitar perda de dados importantes, ter acesso a históricos de interações atualizados e garantir uma comunicação mais transparente e personalizada com cada cliente.
Defina prazos e delegue cada demanda
Embora as etapas do ciclo contratual quase sempre sejam as mesmas, cada uma delas pode envolver necessidades distintas em termos de documentação, complexidade jurídica e prazos.
Portanto, para uma gestão de contratos eficiente na advocacia, também é necessário que defina prazos para cada etapa desse ciclo. Além disso, procure delegar responsáveis por cada etapa da gestão de contratos. Assim, além de agilizar o processo de gestão contratual, será possível torna-lo mais efetivo.
Automatize processos
No processo de gestão contratual, a adoção de soluções para automatizar tarefas, como envio de notificações de vencimentos e prazos contratuais também é importante.
Afinal, com o apoio de ferramentas de automação integradas à gestão de contratos, o escritório poderá reduzir ou mesmo eliminar as chances de esquecimento de prazos importantes, além de possibilitar que os profissionais se dediquem mais a atividades estratégicas do negócio.
Monitore prazos e cláusulas
Esse é outro fator considerado indispensável para advogados que visam garantir uma gestão de contratos eficiente.
Desde a etapa de elaboração do contrato, até a assinatura e cumprimento das cláusulas contratuais, é essencial manter um controle rígido sobre os prazos e cláusulas, a fim de assegurar que todas as fases desse processo estejam evoluindo adequadamente, bem como evitar multas ou penalidades legais em função de algum procedimento.
Para isso, uma dica é definir um calendário, aplicativo ou software jurídico que permita o acompanhamento de vencimentos, obrigações e possíveis renegociações.
Revise periodicamente os contratos
Analisar de fora regular as cláusulas e prazos contratuais é essencial na gestão de contratos. Afinal, esse acompanhamento contínuo assegura que todos os pontos existentes nesses documentos estejam atualizados com a legislação e alinhados aos interesses do escritório e de seus clientes.
Para otimizar esse processo de monitoramento e ajustes de contratos, contar com soluções de automação faz toda diferença. Esse recurso não só eleva a segurança jurídica dos contratos, como permite que o advogado esteja sempre atualizado e ciente da necessidade de possíveis ajustes em suas cláusulas contratuais.
Se você ainda não implementou uma gestão de contratos eficaz no seu escritório, não deixe de investir nessa prática para alcançar melhores resultados e proporcionar um atendimento de excelência aos seus clientes.